Công Ty Luật Phước và Các Cộng Sự

Làm Thế Nào Xây Dựng Và Áp Dụng Hiệu Quả Quy Chế Đánh Giá Mức Độ Hoàn Thành Công Việc (“KPI”)

Phuoc Nguyen Huu

Lê Thị Minh Thư và Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phuoc & Partners

Tại sao phải xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc?

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 được Quốc hội ban hành ngày 20/11/2020 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021 ( “BLLĐ 2019”) đã có những điều chỉnh và bổ sung cơ bản đối với nội dung của Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/06/2012 ( “BLLĐ 2012”). Ngoài những thay đổi quan trọng có liên quan đến nội quy lao động, thời giờ làm thêm…, BLLĐ 2019 còn có những thay đổi đáng lưu ý khác chẳng hạn như giới hạn loại hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) chỉ còn hai loại cũng như không còn cho phép các bên sử dụng phụ lục HĐLĐ để sửa đổi thời hạn của HĐLĐ. Vì vậy, việc cho người lao động (“NLĐ”) nghỉ việc sẽ khó khăn hơn cho doanh nghiệp (“DN”) cho nên cần có một chỉ số đo lường cụ thể làm căn cứ để người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) có thể xác định việc thử việc của NLĐ có đạt yêu cầu hay không để làm căn cứ pháp lý cho NSDLĐ chấm dứt HĐLĐ với NLĐ đúng quy định của pháp luật.

Nghị định 05/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/01/2015, hướng dẫn thi hành BLLĐ 2012  buộc NSDLĐ phải ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc (“Quy chế”) của DN sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể NLĐ tại cơ sở để làm cơ sở đánh giá NLĐ có thường xuyên hoàn thành công việc theo HĐLĐ hay không để làm căn cứ pháp lý cho việc NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ theo Điều 38.1 của BLLĐ 2012. Không dừng lại ở đó, BLLĐ 2019 đã cụ thể hóa và mở rộng điều khoản này tại Điều 36.1.a. Theo đó, NSDLĐ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ nếu NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc được quy định trong Quy chế. Có thể thấy rằng, chế định của pháp luật lao động cũng có cơ chế để bảo vệ NSDLĐ khỏi NLĐ nào không thực hiện tốt công việc được giao theo thỏa thuận qua việc cho NSDLĐ cơ hội được đơn phương chấm dứt HĐLĐ nếu NLĐ không đảm bảo mức độ hoàn thành công việc theo thỏa thuận. Tuy nhiên, quyền này hiện chưa được NSDLĐ sử dụng một cách hiệu quả và đúng quy định của pháp luật. Trên thực tế, NSDLĐ còn chưa thật sự hiểu đúng bản chất của vấn đề đó là như thế nào thì NLĐ sẽ được xem như là “không đáp ứng mức độ hoàn thành công việc”, dẫn đến tình trạng NSDLĐ áp dụng một cách tùy tiện khi thực hiện quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của mình, từ đó dẫn đến tình huống vẫn có nhiều NSDLĐ phải đối mặt với những tranh chấp lao động có liên quan đến việc NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ trái pháp luật.

Ngoài ra, sự bùng nổ và ảnh hưởng nghiêm trọng của dịch bệnh Covid-19 tại Việt Nam đã chuyển đổi một cách cơ bản phương thức làm việc của NLĐ từ mô hình làm việc bình thường tại nơi làm việc của DN sang mô hình làm việc tại nhà, từ xa, trực tuyến, di động. Giờ đây, NLĐ có thể làm việc tại những địa điểm khác nhau mà không phải là tại nơi làm việc bình thường của DN chẳng hạn như làm việc tại nhà, quán cà phê, hay tại các địa điểm nào khác mà NLĐ lựa chọn thông qua các ứng dụng công nghệ mà không cần phải đến nơi làm việc của DN theo HĐLĐ, từ đó dẫn đến việc thời gian làm việc của NLĐ sẽ linh hoạt hơn nhưng sẽ dẫn đến nhiều hệ quả mà trong đó có việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ gặp khó khăn hơn nếu so với trường hợp NLĐ làm việc theo phương thức làm việc thông thường tại nơi làm việc của DN.

Để phù hợp với sự thay đổi của BLLĐ 2019, sự chuyển đổi mô hình làm việc bình thường tại nơi làm việc của DN sang mô hình làm việc tại nhà, từ xa, trực tuyến, di động và đáp ứng nhu cầu của NSDLĐ trong việc chấm dứt HĐLĐ đối với một số NLĐ cụ thể nào đó, NSDLĐ cần phải ban hành Quy chế. Ngoài việc sử dụng Quy chế làm căn cứ pháp lý để NSDLĐ có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ nếu NLĐ không đáp ứng được mức độ hoàn thành công việc mà đồng thời cũng sử dụng Quy chế để tăng tính quản lý của DN đối với năng lực làm việc của NLĐ, góp phần sàng lọc được những NLĐ thật sự có năng lực và cũng làm căn cứ pháp lý để NSDLĐ có thể chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ nào thực sự không có năng lực làm việc. Điều này không những giúp cho NSDLĐ có trách nhiệm hơn trong việc đánh giá năng lực làm việc của NLĐ, tuyển chọn được những NLĐ phù hợp với nhu cầu kinh doanh của DN mà còn buộc NLĐ phải có trách nhiệm hơn trong việc hỗ trợ NSDLĐ phát triển hoạt động kinh doanh của DN, kể cả khi NLĐ đang được NSDLĐ xem xét giao kết HĐLĐ dài hạn hay thậm chí là đã giao kết HĐLĐ không xác định thời hạn với NSDLĐ rồi. Việc này cũng nhằm tránh tình trạng có nhiều NLĐ, sau một thời gian dài làm việc cho NSDLĐ, đã không còn ý chí tiến thủ nữa và dẫn đến hệ quả là không tạo ra được giá trị thặng dư mà NSDLĐ mong muốn, khiến hoạt động kinh doanh của DN bị trì trệ nhưng NSDLĐ lại không có đủ cơ sở pháp lý để chấm dứt mối quan hệ lao động đối với những NLĐ này.

Xây dựng Quy chế như thế nào cho phù hợp với quy định của pháp luật lao động và có hiệu lực áp dụng?

Việc xây dựng và áp dụng Quy chế trong việc quản lý DN ở Việt Nam trong những năm gần đây ngày càng phổ biến nhưng Quy chế lại được xây dựng một cách phổ biến hơn đối với những DN nào mà có thể định lượng được năng lực của NLĐ dựa trên những con số cụ thể thông qua các tiêu chí chẳng hạn như doanh số bán hàng, số lượng bất động sản được mua bán, các hợp đồng bảo hiểm được ký kết, các mối quan hệ khách hàng quan trọng. Còn đối với các công việc mang tính định tính chẳng hạn như thư ký, kế toán, pháp chế, hành chính thì dù có được xây dựng nhưng các chỉ số này lại chưa được áp dụng một cách chính xác và có hiệu quả trong việc đo lường năng lực làm việc của NLĐ. Bên cạnh đó, đối với các DN áp dụng Quy chế thì đa phần chỉ xem Quy chế như là một công cụ để NSDLĐ quản lý chất lượng làm việc của NLĐ, làm căn cứ cho việc xét khen thưởng, tăng lương, thăng chức cho NLĐ,… mà chưa thật sự áp dụng triệt để Quy chế như là một công cụ hiệu quả để đo lường chất lượng làm việc của NLĐ và làm căn cứ pháp lý để NSDLĐ có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ trong trường hợp NLĐ không hoàn thành tốt công việc được giao theo thỏa thuận trong HĐLĐ. Vì vậy trong một số trường hợp, dù DN đã có xây dựng Quy chế nhưng lại không biết cách áp dụng, áp dụng không hiệu quả hay thậm chí là không áp dụng được Quy chế dẫn đến tình trạng bị lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc nhưng hiệu quả công việc của NLĐ thì lại không được cải thiện đáng kể. Và, mặc dù đã có Quy chế được ban hành nhưng DN vẫn phải đối mặt với các vụ kiện lao động có liên quan đến việc NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ trái pháp luật trong trường hợp NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc đã được miêu tả trong HĐLĐ và trong bảng mô tả công việc.

Xét từ góc độ pháp lý Việt Nam, cả hai BLLĐ 2012 và BLLĐ 2019 đều không có quy định cụ thể nào bắt buộc DN phải xây dựng nội dung của Quy chế theo một khuôn mẫu nhất định mà điều này hoàn toàn phụ thuộc vào đặc thù hoạt động kinh doanh của từng DN. Vì vậy, để Quy chế được xây dựng đúng theo quy định của pháp luật, có hiệu lực thi hành, được áp dụng hiệu quả và có thể áp dụng các chế tài đối với các hành vi vi phạm khi cần thiết, DN cần lưu ý các nguyên tắc cụ thể sau đây khi xây dựng Quy chế:

Áp dụng Quy chế như thế nào được xem là hiệu quả?

Để áp dụng Quy chế một cách hiệu quả và phát huy đầy đủ chức năng của một công cụ được dùng để đánh giá chất lượng làm việc của NLĐ và đồng thời làm căn cứ pháp lý để NSDLĐ có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ đúng theo quy định của pháp luật lao động, trước tiên NSDLĐ phải đảm bảo được rằng Quy chế đã được NSDLĐ ban hành theo đúng quy trình, thủ tục theo quy định của pháp luật lao động và NSDLĐ đã bố trí cho NLĐ được làm việc theo đúng vị trí, chức năng và nhiệm vụ được miêu tả trong HĐLĐ và bảng mô tả công việc đính kèm HĐLĐ.

Ngoài ra, NSDLĐ cũng phải đảm bảo việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân hoặc tập thể sẽ căn cứ theo Quy chế đã được xây dựng bằng cách theo sát các tiêu chí được đưa ra trong Quy chế đối với từng công việc và nhiệm vụ cụ thể được nêu trong HĐLĐ hay bảng mô tả công việc đính kèm HĐLĐ. Điều này nhằm tránh tình trạng đó là NSDLĐ xây dựng Quy chế theo đúng trình tự và có hiệu lực áp dụng nhưng khi áp dụng để đánh giá một cá nhân cụ thể thì lại không áp dụng những tiêu chí được đưa ra trong Quy chế và từ đó có thể dẫn tới việc áp dụng không đúng quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, việc đánh giá NLĐ có thể được tiến hành theo các mốc thời gian hợp lý chẳng hạn như tháng hoặc quý và nên được lập thành văn bản và có chữ ký của các bên đánh giá và được gửi đến cho NLĐ để nắm thông tin.

Ngoài việc đánh giá NLĐ nào có biểu hiện làm việc không hiệu quả, không có năng lực làm việc thì NSDLĐ cũng cần có những nhận xét và đánh giá tích cực đối với NLĐ nào có năng suất và chất lượng làm việc tốt và cho phép những NLĐ đó được hưởng những phúc lợi lao động về lương, thưởng hay các ưu đãi khác để NLĐ cảm thấy rằng sự cống hiến của họ đã được NSDLĐ ghi nhận cũng như tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh trong tập thể NLĐ để từ đó NLĐ sẽ từng bước phát huy tốt những điều đã đạt được vì lợi ích của DN trong tương lai.

Kết luận

Trong bối cảnh dịch Covid-19 đang vẫn diễn ra phức tạp trên diện rộng và xu thế của việc NLĐ phải làm việc tại nhà, từ xa, trực tuyến, di động thông qua nền tảng công nghệ phải tiếp tục duy trì lâu dài trong tương lai đồng thời với sự ra đời và có hiệu lực của BLLĐ 2019 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thi hành BLLĐ 2019, DN có thể phát huy được chức năng quản trị doanh nghiêp của mình một cách hiệu quả, đồng thời có thể sàng lọc, đánh giá được những NLĐ nào có đủ năng lực làm việc nếu Quy chế được xây dựng vào áp dụng một cách đúng luật, đúng mục đích và hiệu quả cho DN.

Một lưu ý nhỏ dành cho DN đó chính là khi áp dụng Quy chế, DN không nên áp dụng Quy chế đã được xây dựng và ban hành theo đúng trình tự và có hiệu lực áp dụng một cách quá cứng nhắc mà nên có sự mềm dẻo linh hoạt theo mùa, sự chuyển biến của nền kinh tế và hoàn cảnh xã hội tại từng địa phương. Đặc biệt, trước bối cảnh dịch Covid-19 gây ra nhiều ảnh hưởng nặng nề đến DN, DN cần cân nhắc xây dựng nội dung Quy chế làm sao cho phù hợp nhất có thể.

Bài Viết Liên Quan
Exit mobile version